El Arte de la Juntas de Consejo: Cómo Gestionar Juntas de Consejo de Manera Exitosa

¿Qué estrategias yo uso para Sacar el Máximo Provecho de Cada Reunión?

Amigos, hace unos días compartí un resumen de notas técnicas del IPADE que complementé con mi experiencia como consejero actual de empresas PYMES y mi participación previa en consejos de diversas empresas corporativas. Algunos de ustedes me preguntaron: ahora que he implementado el consejo, ¿Cómo gestiono las juntas? ¿Cómo priorizo los temas del orden del día y cuánto tiempo dedico a cada punto?

Primero lo primero: Lean la nota técnica anterior sobre los mandatos de los accionistas y las prácticas adecuadas de un consejo de administración. Una vez tengas claridad sobre esos puntos, antes de la primera junta deberás enviar a tus consejeros el CV de quien los compone a efecto de que todos se conozcan y sepan el expertiz de cada integrante.

Mandar con antelación con al menos 48 horas antes una propuesta de orden del día, en la cual mostraras: resultados financieros actuales y si tienen presupuesto comparados, así como los KPIs actuales de tenerlos, esto solo como referencia inicial, y si no tienes nada, no te preocupes, porque en la junta se desarrollarán.

¿Qué debo hacer previo a la junta?

• Desarrollar una agenda clara y enfocada que refleje las necesidades prioritarias de la organización, o en su defecto en las primeras juntas desarrollarla con base en la necesidad de la empresa.

• Incluir suficiente tiempo en la agenda para discutir cada tema de manera adecuada. Las agendas deben ser enviadas a los miembros del Consejo dentro del plazo establecido en el reglamento interno, sugerencia 48 horas antes, y si poner un tiempo limite a la junta, ejemplo 3 horas para ver todo.

• Proporcionar a los miembros las minutas de las reuniones anteriores con anticipación para que puedan revisarlas antes de la reunión, 48 horas antes junto con la información a revisar, para estar frescos.

• Enviar los materiales relevantes relacionados con los temas de la agenda con anticipación para optimizar el tiempo de discusión durante la reunión.

¿Cuál es el proceso recomendado para llevar a cabo una junta de consejo?

• Lectura y aprobación del acta de la reunión anterior; Al inicio de la junta, se procede a leer y aprobar el acta de la reunión anterior para asegurar que todos los miembros del Consejo estén al tanto de los temas tratados y las decisiones tomadas previamente.

• Se otorga tiempo a los responsables de presentar los informes y reportes correspondientes a los temas de la reunión actual, y se les dice el tiempo para ello para no alargar las reuniones, estos informes pueden ser realizados tanto por los miembros del Consejo de Administración como por comités específicos, e incluso por los miembros de la alta dirección o dirección ejecutiva de la empresa.

• Se lleva a cabo la discusión de los temas establecidos en la agenda de la reunión. Durante esta etapa, se fomenta la participación de los miembros del Consejo para intercambiar ideas, plantear preguntas y analizar los asuntos relevantes.

• Votación y toma de decisiones; Una vez que se han discutido los temas, se procede a realizar votaciones para tomar decisiones sobre cada uno de ellos. Las decisiones pueden basarse en consensos, mayorías o reglas específicas establecidas por el Consejo de Administración.

• Después de tomar las decisiones, se asignan las tareas y responsabilidades correspondientes a los miembros del Consejo o a otros actores relevantes dentro de la organización. Esto asegura que las decisiones se implementen de manera efectiva y se realice un seguimiento adecuado.

• Finalmente, se da por concluida la junta de consejo. Se puede realizar un breve resumen de las decisiones tomadas y se establecen los acuerdos sobre la fecha y hora de la próxima reunión y con ello se hace la minuta respectiva.

• RECORDEMOS, si el consejo es solo consultivo, solo los consejeros pueden dar recomendaciones, pero NO tienen poder de voto en las decisiones.

Reglas durante el desarrollo de la junta:

• El presidente del Consejo de Administración determina el orden de los oradores, y los consejeros deben esperar a que el orador anterior concluya su intervención.

• Cada participante tiene asignados 10-15 minutos por punto de agenda y puede hablar hasta dos veces en total. Se prioriza dar la oportunidad a aquellos que aún no han participado. Cualquier excepción a esta regla requiere una votación, donde el apoyo de dos tercios de los participantes puede limitar o extender el debate sobre un tema en particular.

• Pertinencia del debate: Todo debate debe ser relevante para el punto de agenda discutido. Se debe evitar las críticas personales y centrarse en debatir los argumentos relacionados con el tema, debe haber equidad de tiempo de uso de la palabra con un moderador de tiempo asignado previamente, y otro que haga las anotaciones para la minuta.

• Los comentarios durante el debate deben dirigirse directamente al presidente del Consejo de Administración, quien preside la reunión y garantiza el cumplimiento de las reglas del debate.

Pautas de la orden del día utilizados, esto lo saque de un Ebook para poder explicarlo más a detalle:

• Pauta informativa: se utiliza para presentar información relevante sobre la empresa, como informes financieros, informes de gestión, actualizaciones de proyectos, entre otros. El objetivo principal de esta pauta es proporcionar a los miembros del Consejo información necesaria para la toma de decisiones.

• Pauta deliberativa: se utiliza para discutir y tomar decisiones sobre temas específicos, como aprobación de presupuestos, aprobación de proyectos, cambios organizacionales, entre otros. Durante esta pauta, se espera una discusión en profundidad y se toman decisiones que afectan directamente a la organización.

• Pauta resolutiva: se utiliza para tomar decisiones finales sobre temas que ya han sido discutidos y analizados previamente. Esta pauta se enfoca en la aprobación de actas de reuniones anteriores, confirmación de decisiones ya tomadas, entre otros.

• Pauta mixta: esta pauta combina los tres tipos anteriores, es decir, se incluyen puntos informativos, de discusión y de toma de decisiones en la agenda de la reunión. 

ADEMÁS:

• Para posponer un punto del orden del día de la reunión del Consejo de Administración, se requiere el voto mayoritario de los miembros del Consejo. Esto permite tomar una decisión conjunta sobre la postergación del tema en cuestión.

• Por lo general, los artículos, puntos o temas pueden ser aplazados para la próxima reunión o para una reunión posterior, siempre y cuando no superen un período de tres meses a partir de la fecha de la reunión original. Esto ayuda a mantener un flujo constante de temas y evitar retrasos excesivos.

• Los miembros del Consejo de Administración también tienen la opción de derivar un tema principal a un comité existente para recopilar información adicional o ajustar una enmienda. Una vez aprobado, el artículo puede ser canalizado hacia las instrucciones del Consejo de Administración con la alteración o cambio deseado.

• Si existiera algún tema importante que los asistentes no dominan (ejemplo algún tema fiscal), se recomienda nombrar un comité fiscal con la participación de un consejero que será el líder para que con apoyo externo o de la empresa, se desarrolle y se propongan las alternativas de solución en fecha y horario posterior.

Como se observa el tener un consejo de administración o consultivo conlleva responsabilidad, tiempo, más análisis, pero al final…….

• El empresario tendrá quien lo rete.
• No estará solo en las decisiones y tendrá ojos sin ceguera de taller.
• Escuchará y verá puntos de vista deferentes que lo complementen.
• Tendrá expertos en las áreas que la empresa lo requiera.
• Espero te haya ayudado y que lo pongas en práctica.

¡¡¡SALUDOS A TODOS Y ÉXITO, MUCHO ÉXITO!!!!

Tu amigo

CEO & FUNDADOR AN&B

Antonio Nolasco