El poder de la colaboración: Cómo un equipo diverso y un consejo consultivo transformaron una empresa familiar.

por Mkt Brand | May 1, 2024

Estimada comunidad,

Quiero compartir con ustedes una experiencia reciente que viví y que muestra la importancia de implementar un consejo consultivo en una empresa.

Contexto del Caso

Un amigo empresario se puso en contacto conmigo. Se enfrentaba a problemas financieros y estructurales en su empresa y no sabía por dónde empezar para corregir la situación. Después de una visita a su empresa y una exhaustiva entrevista, acordamos que me tomaría una semana para realizar un diagnóstico general de las áreas principales, revisar su información financiera y entrevistar a sus gerentes.

Les doy un poco de datos generales de la empresa:

Industria: Producción
Tamaño: 95 colaboradores (85 operativos y 10 de back office).
Ingresos: Promedio mensual de $15 millones.
Rentabilidad: Ebitda mensual del 11%.
Situación financiera: Sin deudas bancarias.
Estructura organizacional: Gerentes operativos con amplia experiencia en la empresa, pero sin formación en gestión y liderazgo. Centralización de decisiones en el Director General (DG). Incorporación reciente de los hijos del DG (20 y 22 años) a la empresa.
Contabilidad: Externa y enfocada únicamente en el cumplimiento fiscal.

¿Qué salió en el diagnóstico?

Centralización excesiva en el Director General, lo que limita la autonomía de los gerentes
El Director General respondía llamadas incluso en altas horas de la noche para resolver cualquier detalle
Los hijos no disfrutaban de sus responsabilidades y no comprendían su propósito dentro de la empresa
La falta de estructura de RRHH y un gerente de administración competente obstaculizaba el crecimiento y la eficiencia de la empresa
La contabilidad deficiente impedía una comprensión clara de la rentabilidad real de la empresa
La ausencia de presupuestos y un control adecuado de las finanzas generaba incertidumbre y dificultaba la toma de decisiones estratégicas
El control de cuentas por cobrar es deficiente, con numerosas cuentas pendientes, y los inventarios no están correctamente registrados
El ERP está desactualizado y solo se utiliza para operaciones básicas y facturación

En resumen, una empresa familiar centralizada en el DG con carácter fuerte, de aquí por donde arrancar sin perder la amistad del amigo, y aquí fue donde llegue a la conclusión de que un consejo consultivo daría un mejor resultado, después de explicar los pros para la empresa pude convencer al DG la necesidad de implementar el consejo consultivo.

¿Por qué implementar un consejo consultivo?

Reducir el aislamiento del Director General (DG): El consejo brindaría al DG un espacio para compartir ideas, preocupaciones y recibir apoyo de personas experimentadas.

Toma de decisiones colaborativa: Se fomentaría la participación de diversas perspectivas en la toma de decisiones estratégicas, lo que puede conducir a mejores resultados.

Evaluación objetiva del DG: El consejo podría realizar evaluaciones trimestrales del desempeño del DG, proporcionando retroalimentación constructiva y ayudando a identificar áreas de mejora.

¿Cómo lo estructuramos?

Composición: Se recomendó un consejo inicial compuesto por:
El dueño (DG): Para asegurar la alineación con la visión y los objetivos de la empresa.
Dos hijos del DG: Para que inicien su formación en la gobernanza empresarial y el liderazgo.
Consejero de finanzas: Para asesorar en aspectos financieros y contables. (Que fue su servidor)
Consejera de RRHH y DO: Para guiar en la gestión de talento humano, desarrollo organizacional y cultura empresarial.
Consejero de operaciones y TI: Para aportar experiencia en la gestión de operaciones, logística y tecnología de la información.

¿Y cómo seleccionamos a las personas que deberían estar en el consejo?

Análisis de perfiles: Se realizó un análisis exhaustivo de las habilidades y experiencia requeridas para cada rol en el consejo.
Colaboración con escuela de negocios: Se estableció una alianza con una escuela de negocios prestigiosa para acceder a su red de profesionales y obtener recomendaciones.
Proceso de selección riguroso: Se realizaron entrevistas y evaluaciones de carácter para identificar a los candidatos más idóneos.
Compensación justa: Se fijó una remuneración competitiva que no represente más del 10% de los ingresos de los consejeros, asegurando su independencia y objetividad.
Establecimiento de normas y procedimientos:
Desarrollo de estatutos: Se redactaron estatutos claros que definen las funciones, responsabilidades y obligaciones del consejo, así como la frecuencia de las reuniones y la rendición de cuentas.
Acuerdo de compromiso: Se firmó un acuerdo entre los consejeros y el DG, estableciendo el compromiso de apoyar las decisiones tomadas y cumplir con los plazos y presupuestos establecidos.

Capacitación de los consejeros:

Programa de inmersión: Se implementó un programa de capacitación de 15-20 días para familiarizar a los consejeros con las operaciones de la empresa, ratificar el diagnóstico realizado y proporcionarles los lineamientos estratégicos.
Implementación formal del consejo:
Lanzamiento oficial: Se realizó una presentación formal del consejo a los empleados y stakeholders clave de la empresa.
Reuniones trimestrales: Se estableció un calendario de reuniones trimestrales del consejo para discutir el desempeño de la empresa, tomar decisiones estratégicas y evaluar el progreso de las iniciativas en curso.
Reunión anual de presupuestos: Se agregó una reunión anual dedicada al análisis y aprobación del presupuesto de la empresa.

y… ¿Cuáles fueron los resultados de hacer todo esto?

Reestructuración organizacional:

Elaboración del organigrama: Se diseñó un organigrama actualizado y funcional, definiendo claramente las funciones, perfiles y salarios de cada puesto.

Contratación de personal clave: Tras la aprobación del organigrama, se procedió a la contratación de un gerente de administración, un gerente de planta y un gerente de DO.

Capacitación del Director General (DG):

Evaluación y diagnóstico: Se realizó una evaluación de carácter al DG para identificar sus necesidades de capacitación.

Programa de desarrollo personalizado: Se diseñó un programa de capacitación específico para el DG, enfocándose en el desarrollo de colaboradores, la delegación de funciones, el trabajo en equipo y la gestión efectiva del tiempo.

Delegación de responsabilidades: El DG se puso a delegar las tareas cotidianas a sus gerentes y a enfocarse en las decisiones estratégicas de la empresa.

Integración de los hijos del DG:

Asignación de funciones según perfil: Se asignaron responsabilidades a los hijos del DG de acuerdo a sus habilidades y experiencia, con una remuneración acorde a sus funciones.

Diferencial salarial transparente: Se estableció un mecanismo de compensación adicional para los hijos del DG, independiente de su salario, para garantizar la imparcialidad y evitar conflictos de intereses.

Implementación de un sistema de gestión del desempeño:

Definición de KPIs: Se establecieron indicadores clave de desempeño (KPIs) para cada gerente y para el DG, enfocados en la rentabilidad, el análisis de inventarios, la gestión de cobros y pagos, y el control del flujo de caja.

Comunicación y alineación: Se realizó una junta de estrategia y un kick-off para presentar el nuevo sistema de gestión del desempeño a toda la empresa, asegurando la comprensión y el compromiso de todos los colaboradores.

Modernización del sistema financiero y contable:

Evaluación del ERP: Se analizó el ERP existente y se determinó que podía ser utilizado para las operaciones de la empresa.

Implementación del ERP: Se contrató a un partner implementador y a un PMO para optimizar la implementación del ERP, un proceso que duró aproximadamente 11 meses.

Implantación de un sistema de finanzas y contabilidad: Se implementó un sistema interno de finanzas y contabilidad, eliminando la necesidad de un contador externo.

Contratación de un analista de costos: Se contrató a un analista de costos para implementar estrategias de análisis y control de gastos y rentabilidad.

Optimización de la rentabilidad:

Desarrollo del presupuesto base operativo de gestión: Se elaboró un presupuesto base operativo de gestión para medir el desempeño de los gerentes y del DG en términos de rentabilidad, análisis de inventarios, gestión de cobros y pagos, y control del flujo de caja.

Análisis y ajuste de productos: Se analizaron los productos con baja rentabilidad y se implementaron estrategias para mejorar su desempeño.

Aumento de la utilidad: Como resultado de las acciones tomadas, la utilidad mensual de la empresa aumentó del 11% al 15%, superando las expectativas iniciales.

Reflexión final:

Y así, amigos empresarios fue cómo se demostró, que varios cerebros piensan mejor que uno, sin la necesidad de ser expertos en tu sector, pero la clave fue………. Que la DG SI quiso hacer caso de las recomendaciones del consejo y si tuvo el valor de delegar.

Sin más les mando un fuerte saludo.

Antonio Nolasco